Pattern: “Pensarei antes de agir, ouvirei antes de pensar”

Problema: Um dos aspectos mais desafiadores do processo de comunicação é a prática do ouvir. Temos uma tendência natural de apreciarmos mais a nossa própria voz que a do outro, pior ainda, geralmente enquanto as pessoas estão falando conosco estamos calculando qual será a nossa próxima resposta, possívelmente defendendo a nossa linha de argumentação original. O ápice do problema ocorre simplesmente continuamos lendo o nosso e-mail enquanto alguém tenta se comunicar conosco, nessa hora o recado é claro: você é tão insignificante que nem merece o meu contato visual.

Solução: Aceitar sempre a possibilidade de que a outra pessoa pode saber uma informação que você desconhece.

Mecanismo:

• Evite interromper o raciocínio completando a frase dos outros;
• Ouça antes de tomar uma decisão, conclusão ou ação;
• Se a comunicação se tornar prolixa, afirme o seu entendimento sintetizando o que foi falado, dando oportunidade do diálogo progredir;
• Pense antes de agir e ouça antes de pensar.

Nota: a frase "Pensarei antes de agir, ouvirei antes de pensar", foi retirada do credo da sabedoria, do RPG Werewolf The Apocalypse, de Mark Rein-Hagen.

Tomando decisões eficazes

Parte 01 - Descobrindo o que está em Jogo.

O gerente de projetos está diante de decisões importantes diariamente, e nessas ocasiões raramente tem a oportunidade (tempo) de utilizar ferramentas sofisticadas no seu auxílio. Gary Klein, escreveu em seu livro, Sources of Power: How people Make Decisions (MIT Press, 1999)

“... Não acredite nos cursos de métodos formais de tomada de decisões. São
métodos de ensino que as pessoas raramente usam.”

A maior parte das decisões que tomamos no cotidiano dos projetos são baseadas na intuição, em uma premissa razoável e em uma proteção rápida do problema imediato contra os objetivos do projeto.

Entretanto existe uma sistemática simples que pode ser aplicada para uma tomada de decisões mais eficaz.

1. Avaliar o que está em jogo
2. Ponderar opções
3. Discutir e decidir
4. Olhar para trás

Vamos nos concentrar em avaliar o que está em jogo. Nesse momento o decisor deve procurar responder as seguintes perguntas:

• Qual é o problema central da decisão?
• Por quanto tempo esta decisão afetará o projeto?
• Se você estiver errado, qual será o impacto/custo? Que outras decisões serão afetadas como conseqüência?
• Qual é a janela de oportunidade?
• Já tomamos esse tipo de decisão antes?
• Quem tem a perspectiva de especialista? Essa decisão deve realmente ser tomada por mim?
• Quem deverá aprovar? Quem deverá opinar antes de decidirmos?

Esse conjunto de perguntas ajuda a encontrar o cerne do problema em questão. Muitas equipes gastam energia resolvendo questões que não agregam valor aos objetivos do projeto.

Na próxima parte desse artigo veremos como ponderar entre as opções disponíveis no momento da tomada de decisão.

Referência: BERKUN, Scott. The Art of Project Management - Theory in Practice, O'Reilly, 2008